Organização é uma palavra importante quando o assunto é o ambiente corporativo. Toda empresa lida com uma grande variedade de documentos, tornando fundamental a implantação de estratégias para armazená-los e administrá-los. Entretanto, é comum que surjam dúvidas sobre a melhor forma de lidar com essa questão.

Pensando nisso, reunimos aqui algumas dicas para que você saiba como organizar os documentos fiscais de forma inteligente, evitando o risco de deixar que a burocracia atrapalhe os negócios da empresa. Confira!

Saiba quais são os principais documentos fiscais de uma empresa

Em primeiro lugar, é preciso ter em mente que a forma como os documentos devem ser organizados depende da característica de cada um deles. Alguns são consultados com mais frequência, já outros têm data de vencimento e precisam de atenção especial. Por isso, listaremos a seguir os principais documentos fiscais com os quais a empresa lida:

• Livro de Registro do Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISSQN);
• notas fiscais de prestação de serviço;
• cupons fiscais;
• carnês de pagamento;
• Recibo de Retenção na Fonte (RF);
• Declaração Mensal de Serviço (DMS);
• Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF).

Sem dúvida, o mais conhecido e que surge em maior volume é o cupom ou Nota Fiscal. Assim como qualquer documento de uma empresa, essa papelada precisa ser armazenada com cuidado, pois a saúde financeira do negócio depende de uma gestão eficiente desses registros.

A seguir, mostraremos algumas dicas para organizá-los de forma otimizada.

Separe os documentos obrigatórios

Alguns documentos específicos são necessários para que a empresa mantenha-se funcionando e com as contas em ordem. Alvarás de segurança ou vigilância sanitária, notas fiscais de venda ou prestação de serviços e recibos ligados à Receita Federal são alguns exemplos.

Manter esses documentos misturados aos outros pode fazer com que eles se percam. Por isso, reserve pastas específicas para cada um deles e guarde-as em um local seguro, onde apenas os funcionários que lidam diretamente com essas questões possam acessá-los.

Organize documentos fiscais por prazo de vencimento

É preciso garantir armazenamento específico não só para os carnês, mas para qualquer documento relacionado a um valor que deve ser pago dentro de um determinado prazo. Aqui entra uma questão importante quanto à forma de controlar esses prazos.

Designar arquivos, pastas e gavetas que sigam uma atualização constante de acordo com seus prazos é essencial. Entretanto, não dá para confiar apenas em nossa memória para seguir os prazos de pagamento de forma eficiente.

Mantenha um controle unificado que descreva cada um dos documentos e seus respectivos vencimentos. O ideal é que esse controle seja digital e, de preferência, esteja em um servidor seguro, para evitar que problemas em um computador afetem a gestão das contas da empresa.

Vencidos, pagos e a receber

Não se esqueça de que até mesmo os documentos vencidos, pagos ou que estejam relacionados a recebimentos futuros devem ser incluídos no controle. Crie pastas específicas para tudo que já foi pago e também separe os eventuais documentos vencidos para lidar com eles com a devida urgência.

Não se esqueça dos documentos digitais

Muitas empresas trabalham com notas fiscais eletrônicas (NFC-e), o que torna necessário que você organize também os documentos digitais. Por não ocuparem um espaço físico na organização, eles são mais fáceis de gerenciar. Crie pastas no computador para cada um deles, seguindo a lógica aplicada no arquivo físico.

Entretanto, algo fundamental é que você mantenha um controle unificado dos documentos, seja a receber, a pagar ou relacionados ao funcionamento da empresa. Se possível, indique no controle se o arquivo em questão é digital ou impresso. Isso facilitará na hora de consultá-los.