A inscrição estadual é o número pelo qual uma empresa é registrada na Secretaria da Fazenda (Sefaz) de seu estado, caso seja obrigada a possuí-lo. Como outros registros fazem em demais órgãos de fiscalização, a inscrição do estado formaliza o negócio na Sefaz dele.

Apesar de a explicação sobre tal número ser simples, existem regras sobre a obrigatoriedade de sua manutenção nas empresas. Por isso, é comum que os empreendedores tenham dúvidas sobre o registro — principalmente no momento da formalização do negócio.

Para que serve a inscrição estadual?

Além de inscrever o negócio na Sefaz, ela serve para que o órgão estadual fiscalize a empresa em suas operações que movimentam Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). São essas secretarias as responsáveis pelo ICMS em seus estados, regulamentando também aspectos como:

• Alíquotas do tributo;
• Prazos e normas para declarações referentes ao ICMS;
• Procedimentos relativos a notas fiscais das empresas obrigadas a ter inscrição estadual;
• Condições de inclusão, manutenção e baixa de inscrição.

Já para as empresas, além da formalização no órgão, o registro é necessário para que elas possam exercer suas atividades e consigam emitir os documentos fiscais.

Quais atividades obrigam a obtenção da inscrição estadual?

De forma geral, todas as atividades que movimentam ICMS e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) obrigam o empreendimento a registrar-se na SEFAZ. Especificamente, são elas:

• Comercialização, na forma de revenda, para empresas ou pessoas físicas — os clientes finais;
• Comercialização de produtos fabricados ou transformados pela própria empresa;
• Industrialização;
• Serviços de transporte entre cidades e/ou estados: apesar de ser uma prestação é tributada pelo ICMS e, por isso, exige a inscrição;
• Distribuição de energia elétrica;
• Prestação de serviços de telecomunicação, como fornecimento de internet.

Quais são as exceções?

Microempreendedores Individuais (MEIs)

Empresas enquadradas no MEI não têm a formalização na Sefaz entre suas obrigações empresariais. Elas são isentas de ICMS, mesmo quando desenvolvem algumas das atividades citadas acima.

Dessa forma, como isentas — preenchimento disponível em notas fiscais —, podem emitir os documentos e recebê-los de fornecedores sem problemas.

Prestadores de serviços no geral

Com exceção das prestações de serviços que colocamos anteriormente, todas as demais não exigem que o negócio inscreva-se na Sefaz. Então, se a empresa apenas prestar outros serviços e não comercializar ou industrializar, não precisa ter inscrição estadual.

Quais procedimentos exigem o uso da inscrição?

Emissão de notas fiscais

Entre os tipos de documentos temos:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): serve para movimentação de mercadorias entre empresas, seja para industrialização, comercialização ou remessas para bonificação e amostragem;
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): é o documento emitido na prestação de transporte rodoviário intermunicipal ou interestadual;
• Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e): resumidamente, serve para unir NF-e ou CT-e diversos de uma carga, quando isso ocorrer, em apenas um documento para o frete;
• Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor (NFC-e): está sendo implementada pouco a pouco nas cidades brasileiras para emissão a clientes finais, e irá substituir notas manuais e cupons fiscais.

Qualquer empresa que precise emitir algum desses documentos deve primeiramente se credenciar como emissora na Secretaria da Fazenda. E sem a inscrição torna-se impossível se credenciar.

Feito o credenciamento, depois do preenchimento de qualquer documento fiscal é preciso transmití-lo à Sefaz. Então, o órgão instantaneamente inspeciona os dados da empresa e da nota em questão e, se tudo estiver correto, libera sua emissão e já a registra em seus sistema.

Neste momento, o documento não é liberado para emissão e uso se a inscrição for necessária e não existir.

Recebimento de notas fiscais

Caso o negócio não seja isento de ICMS, não pode receber notas com tal classificação em seus dados. Portanto, os fornecedores não conseguem emitir os documentos e as compras de produtos ou materiais não podem ser feitas.

Enquadramento no Simples Nacional

Para que uma empresa se torne optante pelo Simples deve estar formalizada corretamente em todos os órgãos públicos. Assim, se as atividades estiverem entre as tributadas pelo ICMS, precisa da inscrição para realizar o enquadramento. Do contrário, a Receita Federal não aceita o pedido pela opção.

Quais são as diferenças entre as inscrições estadual e municipal?

Enquanto a estadual não é sempre obrigatória e registra a empresa em um órgão do estado, a municipal é sempre exigida e serve para formalização na cidade.

A inscrição municipal é emitida junto ao alvará, documento exigido para que qualquer empreendimento possa funcionar. Por exemplo, para o enquadramento no Simples também exige-se o número de registro no município, mas sem exceção alguma.

Vale lembrar que ter o registro na prefeitura não é o mesmo que estar autorizado a funcionar. Caso a empresa não renove o alvará, por exemplo, continuará tendo sua inscrição válida ao mesmo tempo que não poderá desenvolver atividades pela pendência no alvará.

Quanto aos tributos, a inscrição municipal tem relação com o Imposto Sobre Serviços (ISS), cobrado em todas as prestações — com exceção daquelas tributadas pelo ICMS. Ou seja, é pelo registro municipal que as prefeituras fiscalizam, além do alvará, apurações e pagamentos de impostos dos prestadores.

O que diferencia inscrição estadual de NIRE e CNPJ?

A sigla NIRE significa Número de Inscrição do Registro de Empresas, concedido ao negócio quando seu contrato social, ou Requerimento de Empresário, é autenticado pela Junta Comercial.

É este o número, colocado no selo de autenticação do documento de abertura da empresa, que a formaliza como existente no estado. Enquanto isso, a inscrição apenas a registra em um órgão estadual que regulamenta impostos e procedimentos ligados a atividades predeterminadas.

Na prática, o NIRE é como o CNPJ, este que torna o empreendimento formalizado no país e não tem relação com a inscrição, possui objetivo diferente e também não a substitui.